Loading
Loading...
Loading...

Menu - [Jump to main content]


Closed or Expired Job Posting This job posting is closed or has expired and is no longer open for applications.

Print

Ref. JB3054636

سكرتير إداري ومسؤول موارد بشرية
Esdar group

• إعداد جدول المواعيد و الأعمال الشهرى
• إعداد الخطة الأسبوعية لأعمال المدير
• المحافظة على المظهر العام لمكتب الإدارة العليا من حيث النظافة و الترتيب
• تحرير و طباعة الخطابات و المكاتبات الخاصة بالإدارة العليا
• حفظ و صيانة جميع الملفات الخاصة بمكتب الإدارة العليا بشكل يضمن سلامتها و سرعة إستدعائها
• إستلام و توجيه البريد و الفاكس الوارد باسم الإدارة العليا و عرضه على المختص و فهرسة هذه المستندات
• إستلام و توجيه و إرسال رسائل البريد الإليكترونى الخاصة بالإدارة العليا و فهرسة هذه الرسائل
• تسجيل البريد و الفاكس الصادر من مكتب الإدارة العليا و فهرسة الفاكسات الصادرة
• كتابة محاضر جميع الإجتماعات و الجلسات و التى يكون المدير العام أو المدير التنفيذى طرفاً فيها
• التحضير للإجتماعات الخاصة بالإدارة العليا أو الإجتماعات الدورية و تنسيق و تجهيز كل الوثائق و المستندات التى تخص موضوع الإجتماع
• مساعدة الإدارة فى جميع الأعمال غير المدرجة فى هذا التوصيف بناءاً على طلب شخصى
• إستقبال و إجراء الإتصالات التليفونية الخاصة بمكتب الإدارة العليا و فهرسة أرقام التليفونات و العناوين
• تنظيم و فهرسة التقارير الداخلية الواردة من الإدارات و الأقسام الأخرى و عرضها على المدير العام أو المدير التنفيذى و متابعة قرار المدير العام أو المدير التنفيذى بشأنها
• و تسجيلها فى السجلات الخاصة بها
• التأكد من أن جميع الأجهزة المكتبية و الكهربائية فى حالة صالحة للعمل باستمرار و طلب مسئولى الصيانة من داخل الشركة و من خارجها و متابعة أعمال الصيانة لجميع الأجهزة المكتبية الموجودة بمكتب الإدارة
• التأكد من توافر جميع الأدوات المكتبية و الكتابية للإدارة و أفراد العمل بمكتب الإدارة
• توجيه الدعوات للمشاركين فى الإجتماعات التى يدعو لعقدها المدير العام أو المدير التنفيذى و تسجيل ذلك على النماذج الخاصة
• حجز تذاكر السفر و الفنادق و بطاقات دخول المعارض الخاصة بالإدارة العليا و تنظيم رحلات العمل
• تعليم و توجيه أفراد السكرتارية المساعدين و الإرتقاء بمستواهم الوظيفى بما يؤهلهم لتحمل المسئولية بعد ترقيته و تقديم تقارير تقييم الأداء الخاصة بهم
• كتابة تقرير أسبوعى لبيان ما تم إنجازه من أعمال و ما تم تأجيله مع بيان السبب و رفعه لمدير المكتب

Skills

المهارات:
• يجيد اللغة الانجليزية بطلاقة تحدثة وقراءة وكتابة
• التعامل مع أجهزة الحاسب الألى المكتبية و المحمولة واجهزة الاتصالات الحديثة بإحتراف
• التعامل مع مجموعة برامج (MS Office) بإحتراف و بسرعة كتابة لا تقل عن 40 كلمة/دقيقة
• التعامل مع الانظمةالمتنوعة لادارة البريد الالكتروني ومنظم المواعيد باحتراف
• القدرة على الاتصال الفعال وادارة اعمال متنوعة في نفس الوقت

Job Details

  • Job Location: Jeddah , Saudi Arabia
  • Company Industry: Merchandising; Financial Services
  • Company Type: Employer (Private Sector)
  • Job Role: Secretarial
  • Employment Status: Full time
  • Employment Type: Employee
  • Manages Others: No
  • Number of Vacancies: 6

Preferred Candidate

  • Career Level: Mid Career
  • Residence Location: Jeddah , Saudi Arabia
  • Gender: Female

Print